Raccoglitori, cartelle, classificatori: quali sono i migliori strumenti e accessori di cancelleria per archiviare documenti cartacei? Esistono dei trucchi per semplificare le operazioni di archiviazione e organizzazione delle scartoffie in casa e in ufficio?
Se ti stai facendo anche tu queste domande, allora ti conviene continuare a leggere perché in questo articolo ti spiegheremo come organizzare al meglio i tuoi documenti, con meno stress e più ordine. Provare per credere!
Archiviare i documenti cartacei: la tecnica della classificazione
C’è chi ama archiviare i documenti cartacei per tenere tutto in ordine e chi, invece, fa fatica a smistare le carte in modo organizzato e completo, un po’ per mancanza di voglia e tempo, un po’ per mancanza di tecnica. In realtà, basta seguire alcune semplici regole con costanza per archiviare i documenti cartacei al meglio.
Conservare alcuni documenti è infatti fondamentale, oltre che un obbligo per legge. Esistono infatti alcune tipologie di documentazione che sia il privato sia l’azienda devono conservare per un periodo di tempo in caso si renda necessario un controllo. Ecco perché è fondamentale archiviare i documenti cartacei in modo sistematico.
La prima regola consiste nel suddividere tutti i documenti in base a una precisa classificazione. Fin da oggi dovresti infatti iniziare a smistare i documenti in base a delle categorie. Puoi essere tu stesso a sceglierle sulla base delle tue necessità. Puoi inoltre suddividere ogni categoria di documenti in diverse sottocategorie e classi e destinare ad ognuna di esse una precisa collocazione all’interno del tuo archivio.
Facciamo un esempio per spiegarci meglio. Le categorie principali di documenti potrebbero essere “casa”, “lavoro”, “salute”.
Prendendo la categoria “casa”, avrai sicuramente dei documenti cartacei relativi alle spese (bollette, ristrutturazioni, interventi di varia natura), documenti relativi a proprietà o eventuali affitti, residenza o domicilio: ecco, tutte queste cose che abbiamo appena elencato sono le diverse sottocategorie della categoria “casa”. A loro volta, però, le bollette si suddividono in bollette del gas, bollette della luce, bollette dell’acqua: queste sono le ulteriori classi o sottoclassi che puoi stabilire per i tuoi documenti.
Ovviamente, non devi dimenticare che tutto questo ordine deve essere fatto in ordine cronologico, meglio se organizzando tutto anno dopo anno.
Cosa serve per archiviare i documenti
Una volta individuata la corretta classificazione di ogni documento, non dovrai far altro che procurarti gli accessori e gli strumenti giusti per la loro conservazione e archiviazione.
Ad esempio, per la categoria “casa”, potrai scegliere di acquistare un unico raccoglitore all’interno del quale inserire diversi divisori, ciascuno per ogni sottocategoria, e a loro volta destinare i diversi documenti in apposite buste in plastica per conservarli al meglio.
Puoi perfino utilizzare dei segnapagina per indicare in modo colorato le diverse classi di documenti e individuarle più facilmente in caso di ricerca. C’è poi chi suddivide tutti i documenti in appositi scatoloni, chi usa veri e propri schedari e chi preferisce le cartelle in carta.
Insomma: se è chiaro che per archiviare i documenti bisogna adottare delle regole precise, per quanto riguarda gli accessori e gli articoli da cancelleria non esiste una regola univoca, perché ognuno potrà individuare lo strumento più utile e idoneo, anche in termini di spazio a disposizione.
In generale, comunque, gli strumenti più utili per l’archiviazione di documenti cartacei sono:
- Cartelle e cartelline: ne esistono davvero di svariate tipologie, da quelle in carta o plastica alle cartelle sospese, fino alle cartelline ad aghi;
- Raccoglitori: di solito i più utilizzati sono i raccoglitori ad anelli, ma ne esistono anche di altre tipologie, come ad esempio quelli con pressino, o ancora i faldoni per conservare centinaia di fogli in un unico posto;
- Buste forate: ne esistono di diverse tipologie, anche specifiche per conservare scontrini, biglietti da visita, fogli A4, carte e documenti.
- Archivi modulari e cassettiere: utili soprattutto per l’ufficio, permettono di tenere in ordine ogni tipo di documentazione, soprattutto quella da tenere a portata di mano per l’utilizzo;
- Segnapagina: grazie a delle bandelle adesive e colorate o a dei cavalierini, puoi distinguere diverse tipologie di documenti in modo rapido e comodo. A questo proposito risultano molto utili anche i divisori.
Cosa dici: ora che sai come archiviare i tuoi documenti cartacei, perché non fai un po’ di shopping sul nostro shop di cancelleria per l’ufficio e la casa?
